Com o avanço do Coronavírus, a maioria das empresas foram obrigadas a adotar o home office em seu dia-a-dia. Tal fato mudou a rotina de gestão e execução das atividades diárias deixando algumas pessoas preocupadas.
O cenário de home office indica que saber fazer a gestão de equipes remotamente é uma habilidade necessária ou a ser desenvolvida por todos os líderes e gestores. Apesar de ser necessário o home office, em tal momento, tanto para a empresa quanto para a empresa, o gerenciamento de atividades é um grande desafio.
Então resolvemos te ajudar com esse desafio! Aqui, mostraremos a você quais as melhores práticas e ferramentas para gerenciar as equipes e projetos nesse momento de preocupação.
1- Crie uma rotina de trabalho
A rotina de trabalho deve conter todas as ações que deverão ser executadas nos projetos para alcançar determinados objetivos e metas. Portanto, é muito importante criar uma rotina para a sua equipe. Esse planejamento deve responder claramente às seguintes questões: o que se deve fazer, quem vai fazer, de que maneira e quando fazer. Uma ferramenta que pode te ajudar nesse
O uso do método Kanban pode te ajudar com essa tarefa!
Outro ponto que pode ajudar, é dividir as tarefas maiores em partes menores, para que dê maior visibilidade aos colaboradores para a execução das atividades. Isso também pode ajudar o gestor a gerenciar atividades menores, pois possibilita o acompanhamento das ações com mais clareza.
2 – Faça o controle das atividades por colaborador
Ao planejar as tarefas, leve em consideração as competências de cada colaborador e, também, as demandas do cliente. Tal medida pode ajudar a saber qual é o profissional certo para atender a cada demanda. Além de garantir que as realizem da melhor forma e em menor tempo.
Para delegar as tarefas de forma produtiva, é preciso realizar uma comunicação assertiva e acompanhar a execução dos trabalhos.Dessa forma, garantirá a compreensão do que precisa ser realizado.
Atualmente existem grandes ferramentas para controlar essas atividades e horas!
O que também pode ajudar é criar ações de monitoramento, auxiliando a equipe a esclarecer suas dúvidas e solucionar as dificuldades ao longo do processo. Feedbacks sobre as tarefas é um bom começo!
3- Atenção aos prazos e horários
Nesse tipo de situação, é preciso ter atenção para definir prazos de atividades e, também, para agendar reuniões e videoconferências. Respeitar os horários e as pausas de descanso dos membros da sua equipe é muito importante.
Vale ressaltar que a definição de prazos deve ser equiparada à complexidade do projeto. Visto que pode sim ocorrer imprevistos!
Então, como garantir que os prazos sejam cumpridos?
Uma ferramenta de gestão indispensável para evitar atrasos nas entregas das atividades é o ProjectCanvas. Essa pode te ajudar a acompanhar e administrar melhor o tempo gasto coma a execução de capa etapa do projeto.
Mas lembre-se seja sempre gentil, faça uma abordagem sensata e ouça as dores dos colaboradores. Peça sempre a opinião para estimar os prazos.
4- Estimule a comunicação entre a equipe
Com o trabalho de forma remota, é sempre bom se habituar a trocar mensagens de dúvidas e problemas entre os colaboradores. Entretanto essa troca de mensagem pode ocasionar problemas, como interpretações erradas e desentendimentos.
Ferramentas como o Skype e Hangout facilitam a comunicação entre equipes!
Assim, é necessário manter uma comunicação fluida e transparente com todos os funcionários. Disponibilize, de maneira contínua, informações sobre o que está acontecendo com cada membro do time, com a equipe de forma geral e, também, com a empresa. Dê liberdade para que todos possam se sentir à vontade ao perguntar o que quiserem sobre as tarefas a serem executadas.
5 – Utilize softwares de gestão remota
Utilizar os recursos tecnológicos apropriados, facilita a gestão das ações como delegar tarefas, acompanhar a execução de atividades, centralizar a comunicação, dar feedbacks, compartilhar e visualizar documentos e informações, entre outras atividades de gestão.
Além disso o uso de softwares de gestão pode te ajudar a saber os resultados dos projetos, o desempenho dos colaborados quais as ações em momentos de tensão.
Agora que você já sabe todas as dicas, que tal colocar as melhores práticas em ação?
