Muitas empresas têm mais projetos do que recursos para realizá-los. Às vezes, a equipe de gestão tem dificuldade em recusar projetos e acaba sobrecarregando as equipes ou cortando atalhos. Apesar do investimento, resultados insatisfatórios ocorrem quando há muitos projetos ou projetos errados, causando atrasos, custos altos e qualidade baixa. É comum as organizações direcionarem seus recursos limitados para os projetos que parecem promissores, mas que no fim não atendem totalmente às expectativas da empresa. A Gestão de Portfólio de Projetos é como um funil que liga o planejamento estratégico à realização dos projetos, tornando possível transformar os objetivos estratégicos em ações concretas ou projetos certos realizados. A imagem abaixo demonstra o fluxo que deve existir na concepção de um novo Portfólio: 
A parte inicial do funil recebe todas as ideias de projetos que a organização poderia realizar. Essas ideias podem surgir da estratégia, solicitações de clientes, requisitos regulatórios ou sugestões de colaboradores individuais. O objetivo do funil é escolher apenas os projetos que atendam a certos critérios e dizer “não” aos demais. A coleção resultante de projetos é um portfólio focado, coordenado e realizável, que alcançará os objetivos da organização. A seguir, veremos os benefícios que uma companhia tem ao usar a Gestão de Portfolio em sua gestão corporativa: Visão Estratégica: Um portfólio de projetos permite que a organização tenha uma visão estratégica de todos os projetos em andamento e planejados. Isso ajuda a alinhar os projetos aos objetivos de negócios e priorizar aqueles que são mais relevantes para a estratégia global. Seleção de Projetos: Com um portfólio, a organização pode avaliar e comparar projetos potenciais antes de decidir quais devem ser executados. Isso ajuda a escolher projetos que tragam o maior valor e retorno sobre o investimento. Alocação de Recursos: Ter uma visão geral de todos os projetos no portfólio facilita a alocação eficiente de recursos, como equipe, orçamento e tempo, evitando conflitos de recursos e garantindo um uso equilibrado dos recursos disponíveis. Gestão de Riscos: O gerenciamento de riscos é aprimorado quando todos os projetos são monitorados como parte de um portfólio. Isso permite a identificação de riscos em um contexto mais amplo e a alocação de recursos para mitigação de riscos em todo o portfólio. Compartilhamento de Conhecimento: Um portfólio de projetos ajuda na disseminação de conhecimento e melhores práticas entre os projetos. Experiências e lições aprendidas em um projeto podem ser aplicadas a outros projetos semelhantes. Priorização e Replanejamento: À medida que novos projetos são propostos ou as circunstâncias mudam, o portfólio permite a rápida reavaliação e reajuste das prioridades, garantindo que os recursos sejam alocados da maneira mais eficaz possível. Transparência e Prestação de Contas: Um portfólio fornece visibilidade aos stakeholders sobre o status e o progresso de todos os projetos. Isso cria um ambiente de maior transparência e responsabilidade. Decisões Baseadas em Dados: Com informações sobre o desempenho de cada projeto, é possível tomar decisões informadas sobre a continuação, ajuste ou encerramento de projetos com base em dados concretos. Maximização de Benefícios: Ao avaliar o impacto de cada projeto no contexto do portfólio, a organização pode buscar a maximização dos benefícios globais, evitando focar apenas em projetos isolados. Gerenciamento de Interdependências: Projetos muitas vezes têm interdependências e relações complexas. Um portfólio facilita a identificação e a gestão dessas interações para evitar conflitos e atrasos. Agilidade e Adaptabilidade: Com uma visão abrangente do portfólio, a organização pode rapidamente ajustar a direção em resposta a mudanças no ambiente de negócios, mantendo-se ágil e adaptável. Que tal criar no Project Canvas um portfólio de projetos para sua empresa? Você terá um alinhamento estratégico mais eficiente para alocação de recursos e um gerenciamento eficaz e, assim, um aumento do sucesso dos seus processos e da sua organização.
