Como todas as partes devem ser tratadas de forma eficaz, os gerentes de projeto não podem se dar ao luxo de ter baixas habilidades de comunicação, especialmente ao enviar e-mails.
Quando os gerentes de projeto enviam e-mails mal elaborados, podem ocorrer mal-entendidos, atrasando o projeto por dias. Para evitar esses problemas desnecessários e frustrantes, compartilharemos x dicas confiáveis que ajudarão você a escrever e-mails eficazes de gerenciamento de projetos.
1- Adicione seu ponto mais importante na Primeira Linha
As chances são de que seus companheiros de equipe estejam ocupados com a realização de sua lista de responsabilidades, Então, chamar atenção para um e-mail não é fácil de fazer. É por isso que ao enviar seus e-mails, adicione seus pontos/s mais cruciais primeiro ou até mesmo ao título.
Sua equipe pode ler suas primeiras linhas e decidir deixar sua mensagem de lado, pensando que sua mensagem não é urgente.
Isso garante que sua mensagem mais importante seja lida e não ignorada.
2- Inclua Pontos de Destaque
Adicionar pontos de destaque melhora a legibilidade do seu e-mail, organiza informações e funciona como uma quebra óptica. Esses pontos podem tornar suas mensagens de e-mail facilmente digeríveis.
Pense em pontos de destaque como uma espécie de resumo. Ele permite que você transmita seus pontos cruciais peça por peça de uma maneira fácil de encontrar e entender.
3- Siga uma Linha Do Tempo
Suponha que você tenha licenças ou documentos que você precisa obter para iniciar seções do seu projeto. Você envia um e-mail para um de seus gerentes para obtê-los, mas pensou que a tarefa pode esperar e não é uma alta prioridade quando todo o projeto é colocado em espera porque os documentos ainda não foram obtidos.
Cenários como esses podem atrasar projetos por semanas, até meses.
Então, você precisa adicionar uma linha do tempo para que os destinatários saibam o quão urgentes são suas necessidades.
4 -Use ferramentas como o projectCanvas
Ferramentas como o projectCanvas, faz o envio automático de e-mails, com datas e horas previstas te ajudando a não perder os prazos e até mesmo realizar o envio nos momentos em que necessita de maior atenção.
Assim, você pode gastar mais tempo solucionando outros problemas enquanto o projectCanvas envia o e-mail por você!
5 – Use palavras motivadoras
No final do dia, você precisa lembrar que está lidando com pessoas quando está enviando mensagens de e-mail.
Essas pessoas podem ter tido um dia difícil. Eles podem ter experimentado rejeições após rejeições, ou podem até estar doentes fisicamente, mas ainda optaram por trabalhar para evitar atrasos desnecessários no projeto.
Por outro lado, incluindo palavras encorajadoras em seus e-mails, você irá motivá-los e cultivar seu relacionamento com algo mais significativo.
A empatia não pode ser desconsiderada se você quiser executar um projeto efetivamente.
