Gerenciar vários projetos ao mesmo tempo pode ser um pesadelo absoluto. Você precisa garantir que está usando os processos e estratégias corretos, ficar dentro do prazo, manter seus funcionários motivados e estar atento às suas despesas.
A boa notícia é que existem dicas para ajudá-lo a gerenciar vários projetos simultaneamente. Continue lendo para aprender cinco táticas comprovadas que ajudarão você a executar seus projetos com eficiência.
1- Esteja em dia com seus Horários De Trabalho
Independentemente de quão cuidadosamente você planejou seus projetos, tudo pode facilmente sair dos trilhos se você não estabelecer um cronograma que inclua o trabalho de sua equipe para o mês, trimestre ou ano.
Por exemplo, sem um cronograma claro, os membros da equipe podem deixar de priorizar tarefas, negligenciar trabalhos críticos e perder prazos, o que pode prejudicar seriamente a conclusão do seu projeto e até mesmo afetar a qualidade do resultado.
Use um software confiável de agendamento de trabalho para garantir que todos os membros da equipe do projeto estejam na mesma página, mantenha seus fluxos de trabalho em andamento e mantenha tudo sob controle.
Por exemplo, o projectCanvas permite que você crie agendas de trabalho em minutos usando sua interface fácil de usar para agendar os membros certos da equipe na hora certa em vários locais e funções.
2 – Priorize Tarefas
Com tanta coisa para fazer, pode ser tentador lidar primeiro com os projetos mais fáceis, mas você deve resistir ou pode matar a produtividade e a eficiência de sua equipe.
Priorize com base nas tarefas que terão o impacto mais significativo nos objetivos do seu projeto e programa.
Isso ajuda você a gerenciar várias prioridades enquanto trabalha em vários projetos de forma eficaz. Isso permite que sua equipe trabalhe estrategicamente nos níveis micro (ou seja, organizar tarefas diárias com base na importância) e macro (ou seja, mover projetos de baixo impacto para o trimestre seguinte).
3 – Estabeleça metas e planos
Sem estabelecer um processo de planejamento de projeto ou fluxo de trabalho padrão, você provavelmente gerenciará cada um de seus projetos de maneira diferente. Isso pode levar a problemas no futuro, como inconsistências em suas entregas e desperdício de tempo precioso na configuração de novos processos para cada projeto.
Então, descreva tudo, desde seus objetivos, cada etapa e tarefa necessária para a conclusão do projeto, cronogramas e prazos, e as pessoas e equipes responsáveis por trabalhos específicos no nível do projeto.
Objetivos, planos e responsabilidades claros ajudam suas equipes a evitar inconsistências em processos e entregas.
4 – Conduzir atualizações de Progresso
As atualizações de status e progresso de rastreamento em um ambiente de vários projetos são essenciais para manter as partes interessadas e os principais participantes do projeto informados.
Abaixo estão algumas dicas para fazer atualizações estratégicas e sistemáticas de status do projeto.
- Defina expectativas: Layout das etapas específicas que os proprietários de tarefas ou os membros da equipe responsáveis por tarefas específicas devem seguir. Identifique um prazo para atualizar as partes interessadas relevantes, seja a cada três dias, semanalmente, mensalmente etc.
- Inclua uma visão geral de alto nível das principais áreas do projeto: Adicione vários marcadores que forneçam uma atualização sobre as realizações, o progresso e o trabalho futuro de cada área-chave do status do seu projeto. Isso garante que os pontos essenciais sejam cobertos e as partes interessadas obtenham todas as atualizações necessárias de que precisam.
- Responsabilidade do cronograma: Faça com que terceiros, como funcionários de outro departamento, o patrocinador do projeto ou outras partes interessadas, realizem revisões para garantir que a pessoa do recurso ou o proprietário da tarefa sigam o protocolo e o prazo de atualização especificado.
5. Delegar e Capacitar os Membros da Equipe
Exercite a delegação eficaz em seu gerenciamento de recursos adotando clareza, autoridade e responsabilidade.
Clareza garante que sua equipe esteja clara na direção. Os membros da equipe evitam qualquer adivinhação e priorizam tarefas e projetos críticos.
Uma estrutura de divisão de trabalho clara e o escopo do projeto também capacitarão o trabalho em equipe que aumenta a produtividade e, ao mesmo tempo, dá aos membros uma sensação de satisfação para atender a várias demandas.
Aproveite uma ferramenta confiável de gerenciamento de projetos que pode agilizar os fluxos de trabalho e processos da sua estrutura de divisão de trabalho.
