Gerenciar vários projetos ao mesmo tempo pode ser um pesadelo.
Você precisa acompanhar o movimento de seus projetos, garantir que está usando os processos e estratégias certos, ficar dentro do prazo, manter seus funcionários motivados e estar atento às suas despesas.
A boa notícia é que existem dicas e truques para ajudá-lo a gerenciar vários projetos simultaneamente.
1- Fique por dentro das Horas de Trabalho
Independentemente de quão cuidadosamente você planejou seus projetos, tudo pode facilmente sair dos trilhos se você não estabelecer um cronograma que inclua o trabalho de sua equipe para o mês, trimestre ou ano.
Use um software de agendamento de trabalho confiável, como o projectCanvas para garantir que todos os membros da equipe do projeto esteja na mesma página, mantenha seus fluxos de trabalho em movimento perfeitamente e mantenha tudo nos trilhos.
Você também pode enviar a programação diretamente para sua equipe através do celular ou desktop. Se você alterar o horário, a pessoa designada recebe uma notificação e pode aceitar a solicitação de confirmação.
2- Priorize as Tarefas
Com tanta coisa em seu prato, pode ser tentador enfrentar os projetos mais fáceis primeiro, mas você deve resistir, ou você pode matar a produtividade e eficiência da sua equipe.
Priorize com base em tarefas que terão o impacto mais significativo em suas metas de projeto e programa. Isso ajuda você a gerenciar várias prioridades enquanto trabalha em vários projetos de forma eficaz.
Isso permite que sua equipe trabalhe estrategicamente nos níveis micro (ou seja, organização diária com base na importância) e macro (ou seja, movendo projetos de baixo impacto para os níveis do trimestre seguinte).
3- Estabeleça Metas e Planos
Otimize seus processos de gerenciamento de projetos definindo padrões em toda a equipe. Por exemplo, você pode exigir que a equipe te envie um resumo antes de traçar um plano para grandes projetos.
Você também pode criar modelos para projetos que sua equipe frequentemente lida para garantir consistência entre projetos e economizar tempo e esforço. Metas, planos e responsabilidades claras ajudam suas equipes a evitar inconsistências em processos e entregas.
4- Realize atualizações constantes do Progresso
Abaixo estão algumas dicas para fazer atualizações estratégicas e sistemáticas de status do projeto.
Defina expectativas: Layout das etapas específicas que os proprietários de tarefas ou os membros da equipe encarregados de tarefas específicas devem seguir. Identifique um prazo para atualização de stakeholders relevantes, seja a cada três dias, semanal, mensal, etc.
Inclua uma visão geral de alto nível das áreas-chave do projeto: Adicione vários pontos bala que fornecem uma atualização sobre as realizações, progresso e próximo trabalho para cada área-chave do status do seu projeto. Isso garante que os pontos essenciais sejam cobertos, e as partes interessadas obtenham todas as atualizações necessárias.
Agendar prestação de contas: Ter terceiros, como funcionários de outro departamento, patrocinador do projeto ou outras partes interessadas, realizar revisões para garantir que a pessoa ou o proprietário da tarefa siga o protocolo e o prazo de atualização especificado para um time.
5- Delegar e Capacitar membros
Para garantir que o processo do projeto e as fases sejam delegantes, certifique-se de:
- Comunicar claramente a estrutura de quebra de trabalho;
- Estabeleça um prazo de projeto;
- Retransmitir expectativas específicas do cliente;
- Liste os recursos disponíveis que o proprietário da tarefa;
- Descreva a carga de trabalho;
- Forneça a ele a autoridade para tomar e tomar decisões.
Embora as dicas não sejam de forma alguma fórmulas garantidas para o sucesso, estes são bons blocos de construção para ajudar a desenvolver suas estratégias para uma gestão eficaz e estratégica de múltiplos projetos.
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