Como gerente de projeto, você precisa gerenciar pessoas, dinheiro, fornecedores, equipamentos – a lista é interminável. O truque é estar focado. Estabeleça para si mesmo cinco objetivos a serem alcançados. Se você conseguir atingir essas metas simples para cada projeto, alcançará o sucesso. Essas metas são genéricas para todas as áreas e todos os tipos de projetos. Independentemente do seu nível de experiência em gerenciamento de projetos, defina essas cinco metas para cada projeto que você gerenciar.
Objetivo 1: Terminar no prazo
Este é o objetivo mais antigo, mas mais complicado. É o mais difícil porque os requisitos geralmente mudam durante o projeto e o cronograma provavelmente era otimista em primeiro lugar. Para ter sucesso, você precisa gerenciar seu escopo com muito cuidado. Implemente um processo de controle de mudanças para que todas as mudanças no escopo sejam gerenciadas adequadamente. Sempre mantenha seu plano atualizado, registrando o progresso real versus o planejado. Identifique quaisquer desvios do plano e corrija-os rapidamente.
Objetivo 2: Terminar abaixo do orçamento
Para garantir que os custos do projeto não aumentem, você precisa definir um orçamento do projeto no início para comparar. Inclua neste orçamento todos os tipos de custos do projeto que irão incorrer, sejam eles de pessoas, equipamentos, fornecedores ou materiais. Em seguida, calcule quanto cada tarefa em seu plano vai custar para ser concluída e rastreie quaisquer desvios desse plano. Certifique-se de que, se você gastar demais em algumas tarefas, gaste menos em outras. Dessa forma, você pode controlar seus gastos e entregar dentro do orçamento.
Objetivo 3: Atender aos requisitos
O objetivo aqui é atender aos requisitos que foram definidos para o projeto no início. Quer os requisitos fossem instalar um novo sistema de TI, construir uma ponte ou implementar novos processos, seu projeto precisa produzir soluções que atendam 100% a esses requisitos. O truque aqui é garantir que você tenha um conjunto de requisitos detalhado o suficiente no início. Se eles forem ambíguos de alguma forma, o que inicialmente era visto como um pequeno trabalho pode se tornar enorme, consumindo tempo e recursos valiosos para ser concluído.
Objetivo 4: Manter os clientes satisfeitos
Você pode terminar seu projeto no prazo, dentro do orçamento e atender a 100% dos requisitos, mas ainda assim ter clientes insatisfeitos. Isso geralmente ocorre porque suas expectativas mudaram desde o início do projeto e não foram gerenciadas adequadamente.
Para garantir que o patrocinador do projeto, o cliente e outras partes interessadas fiquem satisfeitos ao final do projeto, você precisa gerenciar as expectativas deles com cuidado. Certifique-se de sempre mantê-los devidamente informados sobre o progresso. “Mantenha a realidade”, dando a eles uma visão clara do progresso até o momento. Deixe-os expressar suas preocupações ou ideias regularmente. Diga-lhes antecipadamente quando você não pode entregar a tempo, ou quando uma mudança precisa ser feita. Abertura e honestidade são sempre as melhores ferramentas para definir as expectativas do cliente.
Objetivo 5: Garantir uma equipe feliz
Se você puder fazer tudo isso com uma equipe feliz, estará mais do que disposto a fazer tudo de novo no próximo projeto. E é assim que sua equipe também se sentirá. A satisfação da equipe é fundamental para o sucesso do seu projeto. Portanto, mantenha sua equipe feliz recompensando e reconhecendo-os por seus sucessos. Atribua a eles um trabalho que complemente seus pontos fortes e conduza exercícios de formação de equipe para aumentar o moral. Com uma equipe feliz e motivada, você pode conseguir qualquer coisa!
E aí está. Os cinco objetivos que você precisa definir para cada projeto.
Claro, você deve sempre trabalhar de forma inteligente para atingir esses objetivos com mais facilidade utilizando o Project Canvas!
