O gerenciamento de projetos é um processo que, quando bem feito, permite um ótimo desempenho. Por que nem todo mundo iria querer saber como gerenciar projetos?
Todo mundo tem projetos
Um projeto é um esforço para criar um resultado em um tempo finito. De acordo com o PMI, “um projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo . Um projeto é temporário porque tem início e fim definidos no tempo e, portanto, escopo e recursos definidos.”
Todos fazem parte de projetos. Alguns projetos são longos, grandes e complexos, como uma expedição lunar ou a implementação de um novo sistema em uma organização. Outros são moderados e mais pessoais – planejando uma festa, comprando um carro, mudando, pintando sua casa. Outros são bastante simples, por exemplo, levantar e sair de casa, fazer as malas para as férias, fazer compras, lavar a louça, preparar uma refeição. Mesmo as atividades individuais de operações regulares, como responder a e-mails ou trabalhar para fechar uma venda, se encaixam na definição de projetos.
Portanto, todos fariam bem em conhecer os princípios básicos do gerenciamento de projetos e adaptá-los ao tamanho e à complexidade dos projetos em questão.
Adaptabilidade Ágil
Planejamento, execução, monitoramento, controle e encerramento acontecem em todos os projetos, a forma como os fazemos varia muito dependendo da situação. Foi a intenção dos fundadores da abordagem ágil apontar isso e promover a ideia de que a equipe do projeto faz o melhor para adaptar as práticas às necessidades de seu projeto, partes interessadas e configuração, estando ciente da necessidade de um diploma de estrutura e disciplina.
“Estamos descobrindo melhores maneiras de desenvolver software e ajudando outros a fazê-lo. Através deste trabalho passamos a valorizar: Indivíduos e interações sobre processos, ferramentas Software que trabalha sobre uma documentação completa Colaboração do cliente em vez de negociação de contratos e responder à mudança ao invés de seguir um plano.”
Comunicação e Colaboração
Para permitir uma abordagem adaptativa e ágil, certifique-se de que todas as partes interessadas tenham uma noção dos princípios básicos do gerenciamento de projetos. O básico é o que todos devem saber sobre como gerenciar um projeto, mesmo que não estejam gerenciando um.
Os básicos são:
- Planeje, para criar uma noção clara do que deve ser realizado, como, onde, quando, por quem e quanto custará. Lembre-se de que os planos estão sempre sujeitos a alterações. O planejamento não termina até que o projeto termine;
- Deixe entrar em execução, o desempenho. É como uma dança ou uma peça. Você aprende os passos e seu papel e se entrega a realizá-los.
- Monitore e controle conscientemente para avaliar o progresso em relação ao plano e fazer ajustes.
- Dê um passo para trás para avaliar o desempenho. Amarre as pontas soltas. Aprenda com a experiência. Vire os resultados.
Tão simples, se houver compreensão, adaptabilidade, comunicação efetiva e colaboração. Sem eles, o processo de gerenciamento de projetos torna-se um fardo. Com eles, a probabilidade de sucesso do projeto aumenta.
O que fica como aprendizado?
Você pensaria que todos estariam ansiosos para aplicar o básico e entender, adaptar, comunicar e colaborar. Mas não é o caso. As principais coisas que atrapalham são:
- Falta de pensamento processual – Pensar que tudo o que é necessário é abaixar a cabeça e fazer o trabalho, em vez de reconhecer que os objetivos são alcançados pela aplicação habilidosa de esforços para executar um conjunto de etapas ou tarefas definíveis.
- Muito pensamento de processo – sobre a formalização do gerenciamento de projetos, criando burocracia e sobrecarga desnecessárias. Não reconhecer o valor – achar que o esforço para gerenciar o projeto não vale a pena.
- Pensar que é muito difícil envolver outras pessoas no trabalho necessário – acreditar que mudar a mentalidade das partes interessadas sobre o gerenciamento de projetos é impossível.
- Traços de personalidade – por exemplo, mente fechada, impaciência, medo de ser criticado e controlado e excesso de confiança bloqueia tentativas de implementar algum grau de planejamento e controle.
Não se trata apenas de fazer com que as pessoas façam um curso de gerenciamento de projetos(GP), embora um curso apropriado, com um facilitador qualificado, seja um bom ponto de partida. É um compromisso com um diálogo e ferramentas certas que abordam a resistência à aplicação dos princípios de GP aliado ao compromisso com a agilidade para adaptar os princípios aos projetos que estão sendo executados e às pessoas que os gerenciam e executam.
